手軽なウォーターサーバー

自宅オフィスでも自宅外オフィスでも休憩時間や来客時にお茶ややコーヒーを飲んだりお出ししたりしますよね。キッチンや給湯室の水道を使うのが普通かと思いますが、そのような設備が不十分なときに水道代わりにできるのがレンタルのウォーターサーバーです。水道はあるけれどお湯を沸かすのが面倒だったりするときもレバーひとつでお湯も出ます。時間をかけずいつでも水やお湯が使える便利なものですよね。

ウォーターサーバーのレンタル取扱店も数が増えレンタルの費用も昔に比べて安くなりました。サーバー用の飲料水もネットで簡単に配送手配もできるようになりとても身近なものになってきています。水道より手軽でおいしい水やお湯が手軽に使えるウォーターサーバーを導入しているオフィスも少なくないと思います。水やお湯の使う量や頻度と地域差による水道などの光熱費を比べたときに、ウォーターサーバーの方が経費節減になることもあります。少人数のオフィスなどは特にその傾向が強く出ます。

このウォーターサーバーは水道ではないので当然「水道光熱費」では計上できないのですが、このとき経費で落とすための勘定科目はどうしたらいいのでしょうか？

勘定科目は使用目的次第

ウォーターサーバーの勘定科目は、その飲料水を「何に（誰に）」使うかという目的で分かれます。事業主や従業員用に利用するのであれば「福利厚生費」で計上できますし、お客様や取引先の方が来た時のお茶のために使うのであれば「接待交際費」で計上できます。

しかし、これはあくまでウォーターサーバーから注がれる「水またはお湯」に関しての勘定科目です。このような飲料水を利用するためには必ず「サーバー」という機器を使います。このサーバーを購入したかレンタルやリースしたかでもまた勘定科目の扱いが変わってきます。

例えば、サーバーは購入して飲料水を定期配送してもらい従業員のために使うのであれば、サーバーは「福利厚生費（または雑費や高額であれば設備費）」、配送してもらう飲料水も「福利厚生費」になります。来客用であればこれがどちらも「接待交際費」になります。サーバー自体が高額で10万円以上になる場合は設備費として計上して減価償却することもできます。減価償却の耐用年数は「家具など家庭用品」の「食事・厨房用品/その他のもの（耐用年数5年）」または同じく「家具など家庭用品」の「その他のもの/その他のもの（耐用年数8年）」に当てはめてよいでしょう。減価償却すべきか、耐用年数を何年にするか不安だ、という方は税理士や税務署に確認してもよいでしょう。事業の規模と金額の大小で適切な経費計上の仕訳を教えてもらえます。

また、飲料水は定期配送してもらうがサーバーはレンタルやリースする、という場合はサーバーを「貸借料」として計上しましょう。その際、レンタルやリースの契約書は大事な書類です。確定申告時に必要な場合がありますので、高額ではなくともきちんと保管しておきましょう。

最近では、一定期間の利用契約を守ればサーバーのレンタル料が無料で使えるものもあります。そのような場合は飲料水のみ経費計上します。

従業員にも来客にも使う場合は？となると、科目を2つ使用するとしたら従業員と来客用でそれぞれの使う割合を算出して料金を分けるのが正確な費用計上ですが、切りのいい数字で割り切れるとは限らないのでその場合は1：1で折半して計上してもよいでしょう。

蛇口に取り付けるタイプの浄水器は？

ウォーターサーバーのように大きいものは設置できないけれどおいしく安全な飲料水がほしい、というときには蛇口に設置できるタイプの浄水器などもあります。こちらは浄水器を取り付ければ使うのは水道からの水ですので、浄水器を購入して設置したのであれば「福利厚生費または雑費や消耗品費」で計上しましょう。高額なものはウォーターサーバーと同じく減価償却してもよいでしょう。レンタルやリースのものは当然「貸借料」になります。少額なレンタル料であれば「雑費」などで計上しても大丈夫です。

浄水器の場合はウォーターサーバーと違い、浄水するためのフィルターなどを交換する必要が出てきます。短期間で交換する少額なものは「消耗品費」で計上できます。年に1～2回の交換でそれなりの額になるものは「消耗品費」でも計上できますが、交換の際にメーカーに来てもらって作業をしてもらい高額にある場合などは「修繕費」や「雑費」の方がよいでしょう。

ウォーターサーバーとの違いは取り付けやフィルター交換にメーカー作業があったり、使用する水は水道水であることくらいですが、それによって勘定科目も変わってきますので、「飲み物だろう」とひとくくりで考えていると経費するときに「？」が浮かんできますので注意しましょう。

福利厚生や来客用といえども、あまりにも事業規模に似つかわしくない高額なものは経費計上に「待った！」がかかるかもしれません。経費で落とすから、といって贅沢し過ぎには気を付けましょう。経費計上できる費用は利益を削って捻出するものです。「節税」と「脱税」は紙一重ですよ。