確定申告をするために必要な書類といえば、請求書と領収書。

確定申告や青色申告をするときに、経費としての支出がわかる領収書や収入のもとがわかる請求書は必要不可欠な書類として認知されています。しかし、この領収書や請求書、場合によってはなくても大丈夫なこともあります。それは、銀行振込など預金出納の収入や支出です。

基本的には請求書と領収書は二つで一組の書類です。請求書を発行すれば、控えが手元に残り相手方から控えを取った領収書をもらいます。逆に請求書が送られて来たらこちらに控えのある領収書を発行します。請求書と領収書は、取引の内容がわかる金額に相違のない書類です。しかし、銀行振込を間に挟むと預金通帳に入金先や振込先が銀行という第三者機関を通して記録されるので、間違うことはなく請求書または領収書のどちらかだけでもかまわない扱いになります。

また、買い物をした際に発行される「レシート」は、もともとは領収書という意味を持ちます。最近ではPOSレジの普及により、買い物をした店舗・場所・時間や商品名や支払方法まで詳細に記録されることから、手書きや但書で内容をまとめられてしまう「領収書」よりも信頼感が高まっています。

細かい経費などはひとまとめにしてしまうと何にどれだけお金を使ったか、経費に私用のものまで紛れ込ませていないかがわからなくなるので、近年の確定申告では買い物をした際は領収書を別にもらうよりもレシートをそのまま証憑書類として保管しておくのが一般的です。

領収書がない場合の支出は？振替伝票は必要？

自動販売機や公共交通機関の支出、友人との個人間の取引などで、ときたま請求書や領収書のない取引をすることも、個人事業では少なくない話です。また、領収書をなくしてしまうこともあるかもしれません。そのようなときは、書類がないからと経費算入や売上計上をあきらめなければならないのでしょうか？

取引における書類のやり取りがなかったり紛失した場合は、日付・金額や支出・収入元がきちんとわかっていれば「振替伝票」を書きましょう。現金や預金の出所や行き先がはっきりわかる証憑書類として請求書や領収書の代わりとして使えます。また、金額がそれほど大きくない自動販売機での支出や交通費などは、「現金出納帳」に日付と金額・どのような支出なのかを記帳しておくと領収書がなくても大丈夫です。

その他にも保管しなくてはならない書類はあるの？

請求書や領収書の他に忘れてはならない書類としては、事務所などの賃貸契約書や車や事務機器などをリースしているのならリース契約書が必要です。また事業者名義でローンや分割払いをしているものがあれば「ローン契約書」や「返済計画票」も経費に計上するために必要な書類になります。これらの書類がないと、最悪の場合経費として認められなくなることもありますので、契約書などの重要書類はひとまとめにしてなくさず保管しておきましょう。